Digitales

Normen und Richtlinien für Dokumente

Dokumente barrierefrei gestalten

Miniaturbücher zu den Normen EN 301 549, WCAG 2.1 und PDF/UA liegen zusammen mit einem Laptop und 3 Zahnrädern auf einem Tisch

Sie möchten ein Dokument für die Veröffentlichung auf Ihrer Webseite barrierefrei gestalten. Doch Sie wissen nicht, welche Anforderungen Sie dabei umsetzen müssen? Hier helfen Normen und Richtlinien. Auf dieser Seite geben wir Ihnen einen Überblick über die einzuhaltenden Anforderungen an barrierefreie Dokumente.

Öffentliche Stellen in Sachsen-Anhalt sind verpflichtet, Dokumente barrierefrei zu gestalten, wenn sie diese auf einer Webseite oder in einer mobilen Anwendung (App) veröffentlichen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zu den gesetzlichen Grundlagen von barrierefreien Dokumenten.

Doch was genau ist bei der Erstellung eines barrierefreien Dokuments zu beachten? Um diese Frage zu beantworten, helfen Ihnen Normen und Richtlinien. Dort werden häufig die Anforderungen an die Barrierefreiheit festgelegt. Die wichtigsten Normen und Richtlinien für die barrierefreie Gestaltung von Dokumenten sind

  • die Europäische Norm (EN) 301 549,
  • die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (Englisch: Web Content Accessibility Guidelines, abgekürzt: WCAG) und
  • der PDF/UA-Standard.

Anforderung an die Barrierefreiheit in der EN 301 549 und der WCAG

Die Europäische Norm (EN) 301 549 trägt den Titel „Barrierefreiheitsanforderungen für IKT-Produkte und -Dienstleistungen“. Sie beschreibt Anforderungen an die Barrierefreiheit sowie Testverfahren und Bewertungsmethoden. Unter ihre Regelungen fallen nicht nur Webseiten und mobile Anwendungen. Sie erfasst auch Hardware, Software sowie Dokumente. Aktuell gültig ist die Version 3.2.1 aus dem März 2021. Die Abkürzung lautet V3.2.1 (2021-03).

Die Norm enthält mit Kapitel 10 einen eigenen Abschnitt für sogenannte „Nicht-Web-Dokumente“. Unter diesen Begriff fallen alle Dokumente, die keine Webseite oder App sind und nicht in diese eingebettet sind. Ein „Nicht-Web-Dokument“ ist zum Beispiel ein PDF-Dokument, das von einer Webseite heruntergeladen werden kann.

In Kapitel 10 der EN 301 549 finden sich die Anforderungen der Barrierefreiheit, die bei Dokumenten zu berücksichtigen sind. Eine tabellarische Darstellung dieser Anforderungen steht in Anhang A Tabelle A1 und A2 der Norm. Anhang A listet dabei jedoch nur die Kriterien auf, die nach Auffassung des Normgebers zu berücksichtigen sind, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Tabelle A1 betrifft Webseiten. Tabelle A2 bezieht sich auf Apps.

Die in Kapitel 10 und Tabelle A1 und A2 genannten Kriterien für „Nicht-Web-Dokumente“ wurden aus den Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (WCAG) übernommen. Die WCAG ist aktuell gültig in Version 2.1 und kennt 3 Stufen der Barrierefreiheit: A, AA und AAA. Die EN 301 549 übernimmt die Stufen A und AA. Teilweise wurden diese Anforderungen jedoch auf die Eigenschaften von Dokumenten angepasst. Weitere Informationen und eine Abbildung zu den WCAG-Kriterien finden Sie in unserem Artikel zu Normen und Richtlinien für Webseiten im Abschnitt zum Aufbau der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

Was ist der PDF/UA-Standard?

Die am meisten auf Webseiten und Apps veröffentlichten Dokumente sind PDF-Dokumente. Das liegt daran, dass der Inhalt eines PDF-Dokuments auf allen Anzeigeprogrammen immer gleich dargestellt wird. Barrierefreie PDF-Dokumente können zusätzlich mit allen gängigen Hilfstechnologien und Betriebssystemen gelesen werden, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen.

Spätestens bei der praktischen Umsetzung von barrierefreien PDF-Dokumenten stellt sich die Frage nach dem sogenannten PDF/UA-Standard. Aber was ist der PDF/UA-Standard und was beinhaltet er?

Der PDF/UA-Standard ist eine internationale Norm. Er ist als DIN ISO 14289-1:2016-12 erschienen und beschreibt einheitlich die technischen Anforderungen an barrierefreie PDF-Dokumente. Dabei steht „UA“ für „Universal Accessibility“, also zu Deutsch für „umfassende Zugänglichkeit“.

Ziel dieser Norm ist es, die technische Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten sicherzustellen. Das gilt vor allem, wenn das PDF-Dokument mit einem Hilfsmittel gelesen werden soll, wie zum Beispiel einem Screenreader. Hilfsmittel werden in der digitalen Barrierefreiheit auch assistive Technologien genannt. Der PDF/UA-Standard bezieht sich daher auf

  • das Dokument selbst,
  • die Software zum Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten und
  • die assistive Technologie.

Das Einhalten des PDF/UA-Standards ermöglicht also zunächst nur den technisch barrierefreien Zugang zum Inhalt eines PDF-Dokuments. Ein PDF/UA-konformes PDF-Dokument ist jedoch nicht automatisch vollständig barrierefrei. Um eine gesetzeskonforme Barrierefreiheit zu erreichen, müssen zusätzlich alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Dies kann durch die Erfüllung aller relevanten Kriterien der EN 301 549 erreicht werden.

Wie der PDF/UA-Standard und die EN 301 549 zusammenhängen, erklären wir an einem Beispiel: Ein wichtiges Kriterium für die Barrierefreiheit eines Dokuments ist der Kontrast zwischen Inhalt und Hintergrund eines Dokuments. Der PDF/UA-Standard macht keine Vorgaben dazu. In der EN 301 549 sind jedoch konkrete Kontrastwerte festgelegt.

Hilfsmittel zum selbstständigen Prüfen der technischen Anforderungen an die Barrierefreiheit

Technische Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten können zu einem großen Teil automatisiert überprüft werden. Dafür gibt es kostenlose Programme. Ein Bestehen dieser automatisierten Tests garantiert zwar kein vollständig barrierefreies Dokument. Diese Programme bieten jedoch eine einfache und schnelle Möglichkeit um festzustellen, ob ein Dokument nicht barrierefrei ist.

Der PDF-Barrierefreiheitsprüfer (Englisch: PDF Accessibility Checker - PAC) ist ein solches Programm. Mit dieser Software können PDF-Dokumente auf die Einhaltung von technisch prüfbaren Kriterien getestet werden. Die aktuelle Version ermöglicht die Prüfung der Dokumente nach dem PDF/UA-Standard und teilweise nach den Kriterien der WCAG 2.1.

Den PAC zum Herunterladen und weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des PAC (externer Link öffnet in neuem Fenster).
 

Welche Norm sollten öffentliche Stellen anwenden, um PDF-Dokumente barrierefrei zu gestalten?

Nach dem Gesetz ist ein Dokument barrierefrei, wenn es wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust gestaltet ist. Das Einhalten dieser Forderung wird vermutet, wenn das Dokument die Kriterien der EN 301 549 V3.2.1 erfüllt. Demnach ist ein möglicher Weg zur Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments, die Orientierung an den Kriterien der EN 301 549.

Zur technisch barrierefreien Umsetzung eines PDF-Dokuments, empfehlen wir zusätzlich den PDF/UA-Standard einzuhalten.

Typische Fragen

Barrierefreie Dokumente bieten verschiedene vorteilhafte Eigenschaften, zum Beispiel:

  • einen strukturierten Aufbau durch Überschriften und Aufzählungen,
  • leicht verständliche Texte,
  • das Navigieren mit der Tastatur.

Von den positiven Eigenschaften barrierefreier Dokumente profitieren alle Nutzenden sowie die öffentliche Stelle selbst. Barrierefrei gestaltete Dokumente sind insgesamt sehr bedienfreundlich. Dadurch vergrößert sich die Zielgruppe und die Anzahl der Nutzenden. Auch die Auffindbarkeit in Suchmaschinen ist für barrierefreie Dokumente besser. Die Suchmaschinen greifen dabei zum Beispiel auf Seitentitel, Überschriften und Alternativtexte zurück.

Letztendlich verringern leicht verständliche Inhalte den individuellen Aufwand für die Mitarbeitenden der öffentlichen Stellen. Es bleiben meist weniger Fragen offen.

Der gesetzliche Auftrag der Landesfachstelle ist die Beratung und Unterstützung öffentlicher Stellen. Die Herstellung der Barrierefreiheit gehört nicht dazu. Gerne beantworten wir Ihnen grundsätzliche oder spezielle Fragen zu barrierefreien Dokumenten. Auf der Seite Landesfachstelle finden Sie die Telefonnummer passender Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen. Sie können auch unser Kontaktformular auf der Seite Kontakt Landesfachstelle nutzen.

Die Prüfung von Dokumenten auf Barrierefreiheit findet ausschließlich im Rahmen des Prüfverfahrens für Webseiten und Apps durch die Überwachungsstelle statt. Dabei werden nur Dokumente geprüft, die auf den getesteten Webseiten oder Apps vorhanden sind. 

Es besteht die Möglichkeit, sich für eine freiwillige Teilnahme am Prüfverfahren anzumelden. Dann würde die Überwachungsstelle Ihre Webseite bei der nächsten Prüfung berücksichtigen. Teilen Sie uns Ihren Wunsch nach einer freiwilligen Prüfung bitte bis zum 30.11. eines jeden Jahres mit, damit wir Ihre Webseite im folgenden Überwachungszeitraum berücksichtigen können. Auf der Seite Landesfachstelle finden Sie die Telefonnummer passender Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen. Sie können aber auch unser Kontaktformular auf der Seite Kontakt Überwachungsstelle nutzen.

Ein PDF-Dokument kann beim PAC-Test durchaus unterschiedliche Ergebnisse erzielen. Das ist zum Beispiel bei der Kontrastprüfung der Fall. Hier kann die Prüfung ergeben, dass ein PDF-Dokument PDF/UA-konform ist, aber die WCAG-Kriterien nicht einhält. Ein auf Webseiten oder Apps veröffentlichtes Dokument muss jedoch alle gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen. Dies kann dadurch erreicht werden, dass die von der EN 301 549 vorgegeben Kriterien erfüllt werden. Das Kennzeichnen als „barrierefrei“ ist nur dann sinnvoll, wenn ein PDF-Dokument alle gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllt.

Ihr Ansprechpartner

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Oliver Meier
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Nutzen Sie das Formular auf der Seite Kontakt Landesfachstelle, um eine Nachricht an Herrn Oliver Meier zu übermitteln.